Cost per hire adalah total biaya rekrutmen dibagi jumlah karyawan yang berhasil direkrut dalam periode yang sama. Rumus standarnya, dari ANSI/SHRM 06001.2012, menjumlahkan biaya eksternal dan biaya internal, lalu membaginya dengan total hire. Untuk rekrutmen massal, angka ini baru berguna kalau biaya yang tersembunyi, seperti kandidat yang tidak datang dan kursi training yang kosong, ikut dihitung.
Biasanya pertanyaan ini datang dari finance menjelang penyusunan anggaran: "Tahun lalu kita rekrut 400 orang, biayanya berapa per orang?" Kalau yang tercatat hanya biaya iklan lowongan, angka per orangnya akan terlalu kecil. Berikut cara menyusun angka yang lebih lengkap.
Rumus cost per hire
Standar ANSI/SHRM 06001.2012 memakai rumus berikut (ringkasan Workable):
Cost per hire = (biaya eksternal + biaya internal) / jumlah hire
Ketiga angka harus dari periode yang sama, misalnya satu kuartal atau satu musim rekrutmen. Kalau Anda menghitung biaya Januari sampai Maret, jumlah hire juga Januari sampai Maret.
Untuk rekrutmen massal, hitung juga per posisi atau per lokasi. Cost per hire kasir di Jakarta dan helper gudang di Karawang bisa sangat berbeda, dan rata-rata gabungan menyembunyikan perbedaan itu.
Time to hire vs time to fill
Dua metrik ini sering tertukar.
| Metrik | Mulai dihitung | Berhenti dihitung | Menjawab pertanyaan |
|---|---|---|---|
| Time to hire | Kandidat masuk ke proses (melamar atau dihubungi) | Kandidat menerima tawaran | Seberapa cepat proses kita setelah ada kandidat? |
| Time to fill | Permintaan karyawan disetujui | Kandidat menerima tawaran (sebagian perusahaan memakai tanggal mulai kerja) | Berapa lama posisi itu kosong? |
Di rekrutmen massal, time to hire yang panjang biasanya berarti kandidat menunggu terlalu lama di tahap screening. Time to fill yang panjang bisa berarti lowongan terlambat dibuka, atau sumber kandidatnya kurang. Keduanya berpengaruh ke biaya: setiap minggu kandidat menunggu, sebagian dari mereka menerima tawaran di tempat lain, dan Anda harus mencari pengganti.
Komponen biaya rekrutmen di Indonesia
| Komponen | Eksternal atau internal | Contoh |
|---|---|---|
| Iklan lowongan | Eksternal | Paket job portal, iklan media sosial berbayar |
| Job fair dan walk-in | Eksternal | Sewa booth, cetak materi, konsumsi, transportasi tim |
| Psikotes dan asesmen | Eksternal | Biaya per peserta dari biro psikologi atau platform tes |
| MCU | Eksternal | Medical check-up kandidat sebelum kontrak |
| Fee agensi atau headhunter | Eksternal | Persentase gaji atau fee per penempatan |
| Software rekrutmen | Eksternal | Langganan ATS, alat screening, alat interview |
| Waktu tim rekrutmen | Internal | Porsi gaji rekruter yang dipakai untuk lowongan ini |
| Waktu user | Internal | Jam store manager, supervisor, atau hiring manager untuk interview |
| Bonus referral | Internal | Insentif untuk karyawan yang merekomendasikan kandidat |
| Onboarding | Internal | Trainer, ruang training, seragam di minggu pertama |
Waktu user mudah terlewat. Store manager yang menghabiskan dua hari untuk interview walk-in tidak tercatat sebagai biaya rekrutmen, padahal tokonya kehilangan pengawasan selama dua hari itu.
Biaya tersembunyi rekrutmen massal
Rekrutmen massal punya biaya yang jarang muncul di laporan, karena tidak ada tagihannya:
- Kandidat yang tidak datang interview. Slot jadwal, ruangan, dan waktu user tetap terpakai.
- Kandidat yang menghilang setelah menerima tawaran. Anda sudah membayar psikotes dan MCU untuk orang yang tidak pernah mulai bekerja.
- Batch yang harus dibuka ulang. Kalau separuh kandidat mundur seminggu sebelum training, lowongan, screening, dan interview diulang dari awal.
- Kursi training yang kosong. Trainer dan ruang training sudah dibayar untuk jumlah peserta tertentu.
- Karyawan yang keluar di masa awal. Biaya rekrutmen dan training untuk orang itu hilang, dan posisinya harus diisi lagi.
Anda tidak harus menghitung semua ini dengan presisi. Mencatat jumlah kejadiannya per batch sudah cukup untuk melihat di tahap mana uang paling banyak bocor.
Template hitung cost per hire
Isi template ini per posisi dan per periode. Angka di kolom contoh hanya ilustrasi untuk menunjukkan cara menghitung, bukan benchmark.
| Variabel | Rumus atau sumber | Contoh ilustrasi |
|---|---|---|
| A. Iklan dan job fair | Tagihan periode ini | Rp15.000.000 |
| B. Psikotes dan MCU | Biaya per peserta x jumlah peserta | Rp300.000 x 80 = Rp24.000.000 |
| C. Fee agensi dan software | Tagihan periode ini | Rp10.000.000 |
| D. Waktu tim rekrutmen | Jam kerja x biaya per jam | 320 jam x Rp60.000 = Rp19.200.000 |
| E. Waktu user | Jam interview x biaya per jam | 60 jam x Rp100.000 = Rp6.000.000 |
| F. Onboarding | Trainer, ruang, seragam | Rp12.000.000 |
| Biaya eksternal | A + B + C | Rp49.000.000 |
| Biaya internal | D + E + F | Rp37.200.000 |
| Jumlah hire | Karyawan yang mulai bekerja | 60 |
| Cost per hire | (Eksternal + Internal) / Jumlah hire | Rp1.436.667 |
Baris F (onboarding) adalah tambahan di luar cakupan standar ANSI/SHRM. Pisahkan baris ini kalau Anda ingin membandingkan hasilnya dengan benchmark. Lalu tambahkan dua baris pengamatan di bawahnya: berapa kandidat yang lolos psikotes dan MCU tetapi tidak mulai bekerja, dan berapa kursi training yang kosong. Dua baris ini biasanya paling cepat menunjukkan apa yang perlu diperbaiki.
Di mana otomasi screening masuk
Otomasi screening paling berpengaruh di biaya internal, yaitu baris D dan E pada template. Di rekrutmen massal, jam rekruter banyak terpakai untuk membaca CV dan menelepon kandidat satu per satu, dan jam user bisa terbuang untuk interview kandidat yang belum memenuhi syarat dasar.
Otomasi juga bisa menekan biaya tersembunyi. Kandidat yang langsung diundang screening begitu melamar lebih kecil kemungkinannya keburu menerima tawaran lain, dan psikotes serta MCU hanya dibayar untuk kandidat yang sudah lolos tahap pertama. Ukur sendiri dampaknya: hitung template di atas sebelum dan sesudah memakai otomasi, untuk posisi yang sama.
Di mana Inhire masuk
Inhire (inhireai.app) adalah platform AI screening dan AI interview untuk rekrutmen volume tinggi. Inhire membaca dan meranking CV terhadap kriteria lowongan, menjalankan AI interview lewat suara atau teks, lalu memberi kartu skor dengan transkrip. Rekruter dan user hanya meninjau kandidat yang sudah memenuhi syarat, dan tetap memutuskan siapa yang lanjut.
Untuk agensi yang menghitung biaya per klien, baca AI untuk agensi rekrutmen dan outsourcing. Detail cara kerja screening ada di halaman AI candidate screening dan screening 1.000 pelamar. Anda bisa mulai gratis dan menyaring CV pelamar secara gratis, tanpa kartu kredit.
