Cost per hire, atau kos setiap pengambilan, ialah jumlah kos pengambilan dibahagi dengan bilangan pekerja yang berjaya diambil dalam tempoh yang sama. Formula standard daripada ANSI/SHRM 06001.2012 menjumlahkan kos luaran dan kos dalaman, kemudian membahagikannya dengan jumlah pengambilan. Untuk pengambilan beramai-ramai, angka ini hanya berguna jika kos tersembunyi seperti calon yang tidak hadir dan tempat latihan yang kosong turut dikira.
Biasanya soalan ini datang daripada jabatan kewangan semasa menyediakan bajet: "Tahun lepas kita ambil 400 orang. Berapa kos seorang?" Jika yang dicatat hanya kos iklan, angka bagi setiap orang akan kelihatan terlalu kecil. Berikut cara menyusun angka yang lebih lengkap, dalam ringgit.
Formula cost per hire
Standard ANSI/SHRM 06001.2012 menggunakan formula berikut (ringkasan Workable):
Cost per hire = (kos luaran + kos dalaman) / bilangan pengambilan
Ketiga-tiga angka mesti dari tempoh yang sama, contohnya satu suku tahun atau satu musim pengambilan. Jika anda mengira kos Januari hingga Mac, bilangan pengambilan juga dari Januari hingga Mac.
Untuk pengambilan beramai-ramai, kira juga mengikut jawatan atau lokasi. Cost per hire juruwang di Lembah Klang dan pekerja gudang di Johor Bahru boleh sangat berbeza, dan purata gabungan menyembunyikan perbezaan itu.
Time to hire berbanding time to fill
Dua metrik ini sering tertukar.
| Metrik | Mula dikira | Berhenti dikira | Menjawab soalan |
|---|---|---|---|
| Time to hire | Calon memasuki proses (memohon atau dihubungi) | Calon menerima tawaran | Berapa cepat proses kita selepas ada calon? |
| Time to fill | Permintaan pekerja diluluskan | Calon menerima tawaran (sesetengah syarikat menggunakan tarikh mula bekerja) | Berapa lama jawatan itu kosong? |
Dalam pengambilan beramai-ramai, time to hire yang panjang biasanya bermakna calon menunggu terlalu lama di peringkat saringan. Time to fill yang panjang pula mungkin bermakna jawatan lambat diiklankan atau sumber calon tidak mencukupi. Kedua-duanya menjejaskan kos: setiap minggu calon menunggu, sebahagian daripada mereka menerima tawaran di tempat lain dan anda perlu mencari pengganti.
Komponen kos pengambilan di Malaysia
| Komponen | Luaran atau dalaman | Contoh |
|---|---|---|
| Iklan jawatan | Luaran | Pakej portal kerja berbayar, iklan media sosial. MYFutureJobs oleh PERKESO percuma untuk majikan, jadi catat sebagai sumber berkos sifar |
| Karnival kerjaya dan temu duga terbuka | Luaran | Sewa ruang atau reruai, bahan cetak, makanan, pengangkutan pasukan |
| Ujian dan penilaian | Luaran | Yuran bagi setiap peserta untuk ujian psikometrik atau platform ujian |
| Pemeriksaan perubatan | Luaran | Pemeriksaan kesihatan sebelum kontrak, jika diperlukan untuk jawatan itu |
| Semakan latar belakang | Luaran | Semakan rekod atau kredit untuk jawatan yang mengendalikan wang |
| Yuran agensi | Luaran | Yuran agensi pekerjaan swasta, peratusan gaji atau yuran bagi setiap penempatan |
| Perisian pengambilan | Luaran | Langganan ATS, alat saringan, alat temu duga |
| Masa pasukan pengambilan | Dalaman | Bahagian gaji perekrut yang digunakan untuk jawatan ini |
| Masa pengurus | Dalaman | Jam pengurus cawangan, penyelia atau pengurus jabatan untuk temu duga |
| Bonus rujukan | Dalaman | Insentif untuk pekerja yang mencadangkan calon |
| Onboarding | Dalaman | Jurulatih, bilik latihan, pakaian seragam pada minggu pertama |
Masa pengurus paling mudah terlepas. Pengurus cawangan yang menghabiskan dua hari untuk temu duga terbuka biasanya tidak dicatat sebagai kos pengambilan, walhal kedainya kurang diselia selama dua hari itu.
Jika syarikat anda berdaftar dengan HRD Corp, sebahagian kos latihan pekerja baharu mungkin boleh dituntut. Catat kos penuh latihan dan jumlah tuntutan secara berasingan supaya cost per hire anda tidak kelihatan lebih rendah daripada kos sebenar.
Kos tersembunyi pengambilan beramai-ramai
Pengambilan beramai-ramai ada kos yang jarang muncul dalam laporan, kerana tiada invois untuknya:
- Calon yang tidak hadir temu duga. Slot jadual, bilik dan masa pengurus tetap digunakan.
- Calon yang menghilang selepas menerima tawaran. Anda sudah membayar ujian dan pemeriksaan perubatan untuk orang yang tidak pernah mula bekerja.
- Kelompok yang perlu dibuka semula. Jika separuh calon menarik diri seminggu sebelum latihan, iklan, saringan dan temu duga diulang dari awal.
- Tempat latihan yang kosong. Jurulatih dan bilik latihan sudah dibayar untuk bilangan peserta tertentu.
- Pekerja yang berhenti pada bulan-bulan pertama. Kos pengambilan dan latihan untuk orang itu hilang, dan jawatan perlu diisi semula.
Anda tidak perlu mengira semua ini dengan tepat. Merekod bilangan kejadian bagi setiap kelompok sudah cukup untuk melihat di peringkat mana wang paling banyak bocor.
Templat pengiraan cost per hire
Isi templat ini bagi setiap jawatan dan setiap tempoh. Angka dalam lajur contoh hanya ilustrasi untuk menunjukkan cara pengiraan, dan tidak boleh dijadikan penanda aras.
| Pemboleh ubah | Formula atau sumber | Contoh ilustrasi |
|---|---|---|
| A. Iklan dan karnival kerjaya | Invois tempoh ini | RM4,000 |
| B. Ujian dan pemeriksaan perubatan | Kos setiap peserta x bilangan peserta | RM80 x 80 = RM6,400 |
| C. Yuran agensi dan perisian | Invois tempoh ini | RM3,000 |
| D. Masa pasukan pengambilan | Jam kerja x kos sejam | 320 jam x RM30 = RM9,600 |
| E. Masa pengurus | Jam temu duga x kos sejam | 60 jam x RM50 = RM3,000 |
| F. Onboarding | Jurulatih, bilik, pakaian seragam | RM3,500 |
| Kos luaran | A + B + C | RM13,400 |
| Kos dalaman | D + E + F | RM16,100 |
| Bilangan pengambilan | Pekerja yang mula bekerja | 60 |
| Cost per hire mengikut standard ANSI/SHRM (tanpa F) | (Luaran + D + E) / Bilangan pengambilan | RM26,000 / 60 = RM433.33 |
| Cost per hire termasuk onboarding | (Luaran + Dalaman) / Bilangan pengambilan | RM29,500 / 60 = RM491.67 |
Baris F (onboarding) ialah tambahan di luar skop standard ANSI/SHRM, sebab itu templat menunjukkan dua hasil. Gunakan hasil tanpa F jika anda mahu membandingkan dengan penanda aras. Kemudian tambah dua baris pemerhatian di bawahnya: berapa calon yang lulus ujian dan pemeriksaan perubatan tetapi tidak mula bekerja, dan berapa tempat latihan yang kosong. Dua baris ini biasanya paling cepat menunjukkan apa yang perlu diperbaiki.
Di mana automasi saringan memberi kesan
Automasi saringan paling banyak memberi kesan pada kos dalaman, iaitu baris D dan E dalam templat. Dalam pengambilan beramai-ramai, banyak jam perekrut digunakan untuk membaca resume dan menelefon calon satu demi satu, dan jam pengurus boleh terbuang untuk menemu duga calon yang belum memenuhi syarat asas.
Automasi juga boleh mengurangkan kos tersembunyi. Calon yang terus dijemput ke saringan sebaik sahaja memohon kurang berkemungkinan menerima tawaran lain terlebih dahulu, dan ujian serta pemeriksaan perubatan hanya dibayar untuk calon yang sudah lulus pusingan pertama. Ukur sendiri kesannya: kira templat di atas sebelum dan selepas menggunakan automasi, untuk jawatan yang sama.
Di mana Inhire membantu
Inhire (inhireai.app) ialah platform saringan AI dan temu duga AI untuk pengambilan pekerja beramai-ramai. Inhire membaca dan menyusun kedudukan resume berdasarkan kriteria jawatan, menjalankan temu duga AI melalui suara atau teks, kemudian memberi kad skor bersama transkrip. Perekrut dan pengurus hanya menyemak calon yang sudah memenuhi syarat, dan tetap memutuskan siapa yang diteruskan.
Untuk agensi yang mengira kos bagi setiap klien, baca AI untuk agensi pengambilan. Butiran cara saringan berfungsi ada di halaman saringan calon AI dan saringan 1,000 pemohon. Anda boleh mula secara percuma dan menyaring resume pemohon tanpa bayaran, tanpa kad kredit.
